Můžeme pracovat s cookies,
ať víme, jak to na našem webu žije?

Nastavení
Cookies Zpracování osobních údajů
  1. Úvod
  2. Ochrana oznamovatelů

Ochrana oznamovatelů

Ochrana oznamovatelů a vnitřní oznamovací systém

Čl. I. Úvod

Ve smyslu znění zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále je „ZOO“), s účinností od 15.12.2023, má společnost Centrum integrovaných služeb, spol. s r.o., IČO: 616 81 296, se sídlem Příbram III., Purkyňova 224, 261 01 Příbram, Česká republika (dále jen CIS), zaveden vnitřní oznamovací systém (dále jen VOS) s pravidly ochrany oznamovatelů, způsobem seznámení zaměstnanců s tímto systémem a schématem oznámení, přičemž jejich znění tvoří Podnikovou normu (dále jen PN) č. 4.100.002.

Tato pravidla upravují oznamování podezření na spáchání jakéhokoliv protiprávního jednání odehrávajícího se na pracovišti nebo při výkonu pracovní (či jiné obdobné) činnosti a pravidla pro ochranu osob, které takové oznámení učiní (dále jen oznamovatelé), a konkretizuje je v rámci CIS.

Tato pravidla vychází z požadavků evropské „Směrnice EU 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie“ (dále jen „směrnice“) a citovaného ZOO. Všechny postupy stanovené v tomto příkazu ředitele dále splňují požadavky právních předpisů v oblasti ochrany osob, osobnosti a oznamovatelů, zejména Nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen GDPR), a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen zákon č. 110/2019 sb.) vše v platném znění.

Oznamovatel má možnost oznámit potenciální protiprávní jednání v nejranějším možném stádiu bez obav z postihu. Každý, kdo je v dobré víře, si může být jist spravedlivým zacházením a řádným prošetřením jeho podnětu.

1.1 Cíle

Cílem těchto pravidel je poskytnout podporu oznamovatelům, kteří vyjádří své obavy ohledně jakýchkoli podezřelých nežádoucích událostí, které jsou v rozporu s právy a politikami Evropské unie, o kterých se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s pracovní činností (v pracovním kontextu), a které spadají do věcné působnosti směrnice.

Hlavním cílem ochrany oznamovatelů je umožnit odhalovat protiprávní jednání odehrávající se na pracovišti nebo při výkonu pracovní (či jiné obdobné) činnosti, o kterých zaměstnanci a osoby v podobném postavení za normálních okolností zaměstnavatele nebo příslušné státní orgány neinformují, a to zejména ze strachu ze ztráty zaměstnání či jiného postihu. Může se však jednat též o oznámení jiného protiprávního jednání, které s činností zaměstnavatele nesouvisí, nicméně oznamovatel se o něm dozvěděl v souvislosti s prací. Z hlediska osobní působnosti zákona není důležité, zda oznamovatel výše zmíněnou práci v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či ji vykonával v minulosti, nebo se o danou práci pouze ucházel, a v rámci tohoto procesu se o protiprávním jednání dozvěděl.

1.2 Definice pojmů

  1. Porušení – jednání nebo opomenutí, které porušuje práva Evropské unie, při nichž je poškozován veřejný zájem, o kterém se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s pracovní činností (v pracovním kontextu).
  2. Whistleblowing – interní nebo externí oznámení za účelem odhalení porušení zákona či jiných norem učiněné u příslušné osoby.
  3. Oznamovatel – fyzická osoba, která získala informace o porušení v pracovním kontextu
    a která ohlašuje porušení příslušné osobě. 
  4. Příslušná osoba – nezávislá osoba odpovědná za přijímání, prošetřování, monitorování
    a nakládání s oznámeními. 
  5. Dobrá víra – přesvědčení oznamovatele, že obsah oznámení je pravdivý a je podán v zájmu CIS, bez ohledu na osobní prospěch a není založen na osobní zášti.
  6. Odvetné opatření – jakýkoli akt diskriminace, pomsty nebo obtěžování, který je přímo či nepřímo učiněn proti oznamovateli, jakoukoli osobou, za to, že oznámil porušení.
  7. Ochrana – všechny přiměřené kroky podniknuté k zajištění důvěrnosti jména oznamovatele, jakož i opatření vynucená k ochraně oznamovatelů před odvetou a finančními ztrátami.
  8. Pracovní kontext – informace o porušeních, které se vztahují k pracovní činnosti a u kterých by oznamovatel mohl být vystaven odvetě, pokud takové informace nahlásí.
  9. Pracovní činnost – pracovněprávní vztah, služba, samostatná výdělečná činnost, výkon práv spojených s účastí v právnické osobě, výkon funkce člena orgánu právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povolán (tzv. „volený orgán“), správa svěřenského fondu, dobrovolnická činnost, odborná praxe, stáž, nebo výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění. 
  10. Vnitřní oznamovací systém – souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem (dále jen „VOS“). Pro potřeby CIS je uplatněn vnitřní oznamovací systém prostřednictvím osoby činné na základně dohody o provedení práce, který umožňuje uplatňovat oznámení také vzdáleným přístupem diskrétně v souladu s platnými právními předpisy. 
  11. Externí oznamovací systém – systém zřízený Ministerstvem spravedlnosti, který bude přijímat a posuzovat oznámení, poskytovat metodickou, poradenskou a odbornou pomoc ve věcech ochrany oznamovatelů a plnit další úkoly stanovené směrnicí (dále jen „EOS“).

 

Čl. II. Rozsah

2.1 Osobní působnost

  1. Oznamovatelem je fyzická osoba, která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozvěděla o protiprávním jednání, které porušuje právní předpis spadající do jedné z oblastí vymezených zákonem (viz bod 2.2), a tuto skutečnost oznámila prostřednictvím VOS, EOS nebo uveřejněním, případně přímo příslušným orgánům veřejné moci (např. policejní orgán, státní zástupce, orgán správního trestání).
  2. Opatření na ochranu oznamovatelů se vztahují také na třetí osoby, které jsou ve spojení
    s oznamovatelem, a které by mohly být v pracovním kontextu vystaveny újmě, například kolegové nebo příbuzní.

2.2 Věcná působnost

  1. Věcnou působnost vymezuje protiprávní jednání, které je trestným činem nebo přestupkem za který lze uložit pokutu v horní sazbě až do 100 000 Kč, porušuje zákon č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti: 
  • finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů
  • daně z příjmů právnických osob, 
  • předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
  • ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,
  • bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
  • ochrany životního prostředí, 
  • bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,
  • radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
  • zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,
  • ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
  • ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
  • ochrany finančních zájmů Evropské unie; nebo
  • fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory,
  • o kterém se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo obdobnou činností.

Tato pravidla se vztahují na jakékoliv škodlivé jednání v rámci věcné působnosti zákona, tj. všechny druhy protiprávního jednání týkajícího se porušení nebo nedodržení obecně platných předpisů (právních předpisů, účetních zásad apod.). Jedná se o všechny události, které ohrožují důvěryhodnost a pověst CIS.

 

Čl. III. Zásady

3.1 Základní zásady

  1. Oznamovatelé, kteří mají podezření, že došlo nebo by mohlo dojít k protiprávnímu jednání, mají možnost oznámit své podezření bez obav z jakýchkoli negativních důsledků.
  2. Ochrana nemůže být poskytnuta osobám, které nejednaly v dobré víře, tzn. takovým, které podaly smyšlené oznámení pouze v úmyslu poškodit osoby, vůči nimž je oznámení směřováno nebo v úmyslu poškodit dobré jméno a pověst Středočeského kraje.
  3. Ochrana nemůže být poskytnuta též osobám, které zneužily oznámení pro získání ochrany.
  4. Všechna oznámená podezření na protiprávní jednání budou posuzována spravedlivě, objektivně, přísně důvěrně a budou v přiměřené lhůtě důkladně a spravedlivě prošetřena.
  5. Oznamovatelé mají nárok na ochranu za předpokladu, že:
  • měli rozumné důvody se domnívat, že informace o nahlášených porušeních byly v době hlášení pravdivé a že tyto informace spadají do oblasti věcné působnosti zákona
  • oznámení podali interně nebo externě v souladu s těmito zásadami.

 

3.2 Ochranná opatření

  1. Jsou zakázány jakékoli formy odvetných opatření (ze strany zaměstnavatele, ale i dalších osob pohybujících se v pracovním prostředí) proti oznamovatelům zejména v podobě:
  • rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
  • zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
  • odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného,
  • snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
  • přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,
  • služební hodnocení nebo pracovní posudek,
  • neumožnění odborného rozvoje,
  • změna pracovní nebo služební doby,
  • vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
  • výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
  • zásah do práva na ochranu osobnosti, 
  • předčasné ukončení nebo zrušení smlouvy o dodávce zboží nebo poskytování služeb,
  • vyžadování psychiatrického nebo lékařského vyšetření.
  1. Oznamovatel má právo na informování o průběhu vyšetřování, pokud to nenaruší vyšetřování nebo nepoškodí práva jiných osob. Nemá však právo na získání kopie materiálů, které se týkají vyšetřování, zjištění a přijatých opatření.
  2. Protiprávního jednání se dopustí oznamovatel, pokud se prokáže, že vědomě uvedl nepravdivé informace nebo informace na něž se vztahuje povinnost zachovávat ochranu utajovaných informací, informací jež by mohly ohrozit probíhající trestní řízení, skutečnosti podléhající ochraně podle zákona upravujícího krizové řízení nebo v souvislosti se zjišťováním informací spáchal trestný čin. Takový oznamovatel nepožívá ochrany a může být za takové protiprávní jednání v souladu s právními předpisy postižen.

 

3.3 Postup podávání oznámení

  1. Oznamovatel má podle zákona možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému (VOS), externího/vnějšího oznamovacího systému (EOS) nebo uveřejněním. Oznamovatel má taktéž možnost oznámení podat přímo příslušným orgánům veřejné moci (policejní orgán, orgán správního trestání). Volba mezi VOS a EOS pro prvotní podání oznámení je na úvaze a volbě oznamovatele.
  2. Možnost uveřejnění oznámení nastupuje až sekundárně za splnění dalších podmínek. 
  3. Možnosti interního oznámení:
  • Oznamování prostřednictvím VOS je preferovanou variantou, neboť případnou nápravu zjištěného protiprávního stavu může zajistit samo CIS jako povinný subjekt. Takový postup zpravidla vede k rychlejšímu a efektivnějšímu vyřešení problému.
  • Přijetí oznámení od oznamovatele protiprávního jednání je v rámci VOS svěřeno výlučně příslušné osobě.
  • Příslušná osoba zkoumá oznámení a případně navrhuje povinnému subjektu opatření
    k nápravě zjištěného protiprávního stavu. Povinný subjekt ani nikdo jiný nesmí zasahovat do řádného výkonu činnosti příslušné osoby a nesmí ohrožovat ani její nestrannost.
  • Informace o způsobech podávání oznámení je od 15.12.2023 trvale uveřejněna na webových stránkách CIS. 

Uveřejňovány jsou následující informace:

  • o podávání oznámení prostřednictvím VOS
  • kontaktní údaje Příslušné osoby
  • odkaz na externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti ČR 
  • Směrnice EU
  • ZOO
  • Metodika k přímé aplikovatelnosti Směrnice EU (případně jiná metodika, pokud bude do termínu vydané Ministerstvem spravedlnosti)
  • další dokumenty a metodické materiály dle potřeby

Aktualizaci provádí pověřený zaměstnanec CIS, t. č. Eliška Břízová, e-mail: eliska.brizova@icis.cz, tel.: +420 318 630 930.

  1. Příslušnou osobou pro oznámení formou VOS je určen(a):
  • JUDr. Josef Květoň, adresa pro písemný styk Podlesí č. p. 233, 261 01 Příbram, e-mail: vos@icis.cz, tel.:+420 724 878 551.
  • V době nepřítomnosti příslušné osoby je určen zástupcem příslušné osoby se všemi právy a povinnostmi Dominika Krejčí, adresa pro písemný styk Centrum integrovaných služeb, spol. s r.o. Purkyňova 224, 261 Příbram, e-mail: dominika.krejci@icis.cz, tel.: +420 602 150 015. 
  1. Možnosti externího oznámení (EOS):
  • Oznámení je možné podat u externího subjektu – Ministerstva spravedlnosti ČR. 
  • Bližší informace ke způsobu podávání oznámení jsou Ministerstvem spravedlnosti ČR zveřejněny na stránkách https://oznamovatel.justice.cz/oznamovaci-systemy/.
  1. Opatření pro přijímání oznámení (VOS):
  • VOS je zajištěn pomocí komunikace bez přístupu zaměstnavatele formou e-mailu, dále datovou schránkou, telefonicky, písemně nebo osobně příslušnou osobou (musí být písemná i ústní forma).
  • Potvrzení o přijetí oznámení je oznamovacím systémem nebo příslušnou osobou zasláno oznamovateli do sedmi dnů od přijetí, ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby o přijetí oznámení vyrozuměn nebyl nebo by vyrozuměním došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
  • Určená příslušná osoba udržuje komunikaci s oznamovatelem, a v případě potřeby požádá
    o další informace a poskytne zpětnou vazbu oznamovateli.
  • Oznámení jsou pravidelně monitorována příslušnou osobou.
  • Poskytnutí zpětné vazby oznamovateli nebo sdělení výsledku vyšetřování musí být učiněno nejpozději do tří měsíců od oznámení nebo od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení nebyl.
  1. Uveřejnění oznámení:
  • Uveřejnění oznámení je možné využít pouze ve výjimečných případech, kdy není možné dosáhnout účelu oznámení využitím standardních kanálů (VOS, EOS). Uveřejněním se rozumí sdělení informace veřejnosti (většímu počtu osob) prostřednictvím médií, sociálních sítí nebo internetu.
  • Vyjde-li najevo, že podmínky uveřejnění v daném případě naplněny nebyly, bude oznamovatel za své jednání odpovědný podle příslušných právních předpisů. 
  • Oznamovatel může oznámení uveřejnit, jsou-li naplněny níže uvedené podmínky:

a) V návaznosti na podané oznámení nebylo ve stanovených lhůtách přijato vhodné opatření (např. přijetí oznámení bylo odepřeno nebo oznámení nebylo posouzeno z hlediska své důvodnosti a pravdivosti, či povinný subjekt návazně na podané oznámení nepřijal žádné vhodné opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu).

b) Nečinností oznamovatele by mohlo dojít k ohrožení významného veřejného zájmu, např. z důvodu nebezpečí z prodlení. Může se jednat např. o oblast ochrany jaderné bezpečnosti, veřejného zdraví či životního prostředí. 

c) Není možné bez podstoupení zvýšeného rizika (například zničení důkazů, maření řádného posouzení oznámení či postihu oznamovatele) podat oznámení u Ministerstva spravedlnosti ČR.

 

3.4 Důvěrnost, ochrana osobních údajů 

  1. Důvěrnost: Totožnost oznamovatele nelze bez jeho výslovného souhlasu nikomu prozradit, kromě osob určených k přijímání a řešení oznámení. To platí také pro všechny další informace, z nichž lze totožnost oznamovatele odvodit. Totožnost oznamovatele a jakékoli další informace odkazované na takovou osobu lze zveřejnit pouze, pokud to vyžadují právní předpisy (např. v případě soudního řízení), mimo jiné za účelem ochrany práv dotčené osoby. 
  2. Ochrana osobních údajů: Jakékoli zpracování osobních údajů prováděné podle těchto zásad, včetně jejich výměny nebo předávání, bude prováděno v souladu s právními předpisy EU, ČR a s interními předpisy CIS. Osobní údaje, které zjevně nejsou relevantní pro zpracování konkrétního oznámení, nebudou shromažďovány, nebo pokud budou náhodně shromážděny, budou bez zbytečného odkladu vymazány.

 

3.5 Práva a povinnosti příslušné osoby 

  1. Příslušná osoba je kontaktním místem, kde jsou přijímány, sledovány a ukládány všechny případy Whistleblowingu.
  2. Listinná podání příslušné osobě musí být označena: „Oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů – pouze k rukám příslušné osoby“. 
  3. Přístup k podaným oznámením má pouze příslušná osoba, která o nich zachovává mlčenlivost.
  4. Ústní oznámení je možné prostřednictvím fyzického setkání s příslušnou osobou po předchozí domluvě nebo telefonicky. 
  5. Je-li oznámení učiněno ústně na základě osobního nebo telefonického rozhovoru, pořídí příslušná osoba zvukovou nahrávku oznámení nebo jeho přepis. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí ji příslušná osoba pořídit. V takovém případě se o podaném oznámení sepíše pouze písemný záznam, který by co do obsahu měl odpovídat protokolu podle § 18 odst. 2 zákona
    č. 500/2004 Sb., správního řádu, ve znění pozdějších předpisů. Obdobný postup se uplatní rovněž, pokud pořízení zvukové nahrávky oznámení není možné, např. pokud pro příjem oznámení nelze použít telefonickou linku s funkcí nahrávání hovorů. Oznamovatel má možnost zkontrolovat, opravit
    a odsouhlasit přepis hovoru nebo záznamu. Jeho vyjádření se k přepisu či záznamu přiloží. Nahrávku, přepis nebo záznam je nutné uchovávat v dohledatelné podobě po dobu alespoň pěti let.
  6. Příslušná osoba provede předběžné posouzení oznámení, zejména zda spadá oznamované jednání pod oblasti vymezené zákonem, zda je dodržen tzv. pracovní kontext, o jaký druh protiprávního jednání se jedná, zda postačuje oznamované jednání vyřešit interně apod. 
  7. Příslušná osoba po řádném posouzení případu může vyhodnotit a učiní o tom písemný záznam, že nahlášené porušení nevyžaduje další následná opatření a případ uzavře. V takovém případě je do tří měsíců od vyrozumění o přijetí oznámení, nebo do tří měsíců od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn nebyl, oznamovatel o takovém výsledku šetření a jeho důvodech informován. Stejný přístup lze použít v případě opakovaných oznámení, které neobsahují žádné smysluplné nové informace
    o porušeních ve srovnání s předchozí zprávou.
  8. V případě, že je učiněno oznámení ve smyslu zákona, příslušná osoba zahájí prošetření oznámených informací. 
  9. Příslušná osoba se může obracet na oznamovatele za účelem získávání doplňujících informací k šetřenému případu. Během vyšetřování je nutné za všech okolností respektovat práva oznamovatelů upravená v těchto pravidlech, zejména uchovat v tajnosti identitu oznamovatele.
  10. Zaměstnanci CIS jsou povinni poskytnout příslušné osobě při prošetřování veškerou nutnou součinnost, zejména mají obecnou povinnost součinnosti, povinnost poskytnout vysvětlení, povinnost na vyžádání vydat listinu nebo jinou věc důležitou pro posouzení, povinnost umožnit vstup do kanceláře nebo jiných prostor apod. O poskytnutí součinnosti jsou zaměstnanci povinni zachovávat mlčenlivost a chovat se tak, aby dosažení účelu tohoto pokynu a směrnice nebylo narušeno.
  11. Pokud je to možné, příslušná osoba na základě svých závěrů doporučí povinné osobě přijetí následných opatření. Z doporučení nesmí být zřejmé, kdo je oznamovatelem, a nesmí dojít k prozrazení ani jiných „důvěrných informací“ obsažených v oznámení. Povinná osoba následně o přijatých opatřeních navržených příslušnou osobounebo jiných vlastních vhodných opatřeních neprodleně vyrozumí příslušnou osobu.
  12. Příslušná osoba vyrozumí do tří měsíců od vyrozumění o přijetí oznámení, nebo do tří měsíců od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn nebyl, oznamovatele o výsledku prošetření a o plánovaných či přijatých opatřeních. Oznamovatel nebude vyrozuměn, pokud výslovně požádal, aby nebyl vyrozuměn nebo pokud je zřejmé, že by vyrozuměním došlo k prozrazení jeho totožnosti. To platí obdobně pro poskytování potvrzení o přijetí oznámení.
  13. Příslušná osoba vede evidenci údajů z oznámení, do níž bude mít přístup pouze tato osoba. Evidence se vede v rozsahu:
  • datum přijetí oznámení, 
  • jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,
  • shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa, 
  • datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.
  1. Příslušná osoba uchovává oznámení samotná, a to takovým způsobem, aby přístup k nim měla pouze tato osoba, a to po dobu nezbytně nutnou pro případ dalších šetření (i dalšími orgány veřejné moci). Doba uchování je pět let.

 

Čl. IV. Závěrečná ustanovení

1.   Tato pravidla nabývají účinnosti dne 15.12.2023.

  1. Přílohami této PN jsou:
  1. Všem zaměstnancům CIS je stanovena povinnost seznámit se s těmito pravidly, která jsou zveřejněna od 15.12.2023 na www.cisfacility.cz, a jsou součástí dokumentace přítomné na pracovištích společnosti.
Login